Помощь: Порядок разработки должностных инструкций
ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
Должностная инструкция является одним из документов локальной нормативной базы организации (примечание 1 ) (ст.194 Трудового кодекса РБ, далее - ТК). Пункт 2 ст.54 ТК устанавливает обязанность нанимателя при приеме на работу ознакомить работника под роспись с порученной работой (должностной инструкцией). Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором устанавливаются основные функции, обязанности, права и ответственность работника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора (контракта) (в т. ч. при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).
Должностная инструкция - непременный атрибут разумной рациональной организации труда, которую характеризуют:
эффективность административных действий, достигаемая за счет специализации квалифицированного управленческого аппарата и формального разделения обязанностей;
иерархическая система контроля и подчинения должностных лиц;
безличностные отношения, основанные на зафиксированных законах и правилах, определяющих принятие решений.
С появлением управленческих и бизнес-технологий роль должностной инструкции многократно возросла, она перестала быть формальным документом и начала работать в управленческих целях. Должностная инструкция является документом, регламентирующим производственные полномочия каждой должности, и содержит требования к работнику, занимающему эту должность.
Перед тем как приступить к разработке должностных инструкций необходимо разработать и утвердить в организации Порядок разработки, согласования, утверждения и изменения должностной инструкции (Положение о должностной инструкции). В данном документе должны быть отражены требования к содержанию инструкций, указаны лица, которые отвечают за своевременную разработку должностных инструкций, подробно описаны правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников. Принятие этого документа позволит упорядочить работу с должностными инструкциями, сделать их унифицированными.
Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с Положением о структурном подразделении. Должностные инструкции являются извлечением, иногда более детализированным, из Положения о структурном подразделении. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от остальных работ.
Ответственность за обеспечение организации должностными инструкциями лежит на руководителе службы управления персоналом (кадровой службы).
Должностная инструкция:
разрабатывается специалистом службы управления персоналом (кадровой службы) либо руководителем соответствующего структурного подразделения;
подписывается руководителем подразделения, разработавшего должностную инструкцию;
согласовывается (визируется) с юридической службой. В том случае, если должностная инструкция разработана службой управления персоналом (кадровой службой), ее также необходимо согласовать с руководителем соответствующего структурного подразделения или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации;
утверждается руководителем организации;
доводится работнику под роспись;
изменяется при смене наименования организации, структурного подразделения или должности. Прежде чем внести какие-либо изменения в должностную инструкцию, должен быть издан соответствующий приказ руководителя организации и доведен работнику под роспись.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее подписания. С момента ознакомления работника с должностной инструкцией (под роспись) ее требования становятся для работника обязательными.
Необходимые документы
При составлении должностной инструкции используются такие документы, как:
1. Локальные нормативные акты (порядок разработки, согласования, утверждения и изменения должностных инструкций, положение о структурном подразделении, организационная структура управления организацией).
2. Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД) (примечание 2 ), состоящий из 35 выпусков, утвержденных Минтруда и соцзащиты РБ.
3. Общегосударственный классификатор РБ «Профессии рабочих и должности служащих (ОКПД) ОКРБ 006-96», введенный в действие с 1 января 1997 г. (с учетом последующих изменений).
4. Государственный стандарт РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69.
Этапы разработки должностной инструкции
Разработка должностной инструкции включает следующие этапы:
1. Определение места каждой должности в организационной структуре управления организации, ее подчиненности и взаимосвязей.
2. Выявление перечня работ, которые выполняются по данной должности.
3. Отбор типичных должностей для анализа.
4. Выбор метода анализа работ по отобранным должностям (наблюдения, собеседование, вопросники).
5. Сбор необходимой информации для анализа.
6. Анализ работ по должности, т. е. определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т. д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности.
7. Описание работы по должности, т. е. фиксирование данных о содержании работы по данной должности, которое включает следующие разделы: наименование должности; кому подчиняется работник; за кого непосредственно отвечает работник; общая цель работы; основные направления деятельности и задачи (примечание 3 ); условия работы и рабочая среда (температура, освещенность, вредные воздействия и т. п.); рабочие взаимоотношения (наиболее значительные контакты данной должности с другими как внутри организации, так и вне ее); показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т. д.). Описание необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, поскольку они являются основой составления должностной инструкции.
8. Составление личностной спецификации, т. е. определение требований к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту.
На основании собранной информации и проведенного анализа составляется должностная инструкция. Надо помнить, что назначение должностной инструкции - объяснить работнику, какие требования предъявляет к нему наниматель, показать цель его действий.
Основные требования, предъявляемые к разработке должностной инструкции
Наименование должности должно быть установлено в соответствии с Общегосударственным классификатором РБ «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКПД) ОКРБ 006-96. Такая регламентация наименований должностей обусловлена необходимостью создания гарантий социальной защиты работников при решении вопросов оплаты труда, льгот и компенсаций в связи с вредными условиями труда, условиями пенсионного обеспечения.
Должностная инструкция разрабатывается на основе ЕКСД и с учетом Положения о структурном подразделении. В ЕКСД предусмотрены наиболее распространенные обязанности по соответствующей должности. В должностной инструкции предусматриваются конкретные обязанности работника с учетом произведенного в данной организации разделения функций между структурными подразделениями и распределения обязанностей между работниками.
Все пункты должностной инструкции должны быть написаны лаконично, просто, доступно и максимально конкретно. Содержание и объем должностной инструкции должны позволять руководителю четко поставить задачи перед подчиненным, а работнику безукоризненно их исполнить. Должностная инструкция не должна содержать несовместимых или двусмысленных положений.
В должностной инструкции должны быть описаны действия работника в нештатной ситуации: работник принимает решение сам или докладывает о чрезвычайном происшествии.
Должностная инструкция должна быть исчерпывающей: каждое должностное лицо обязано отвечать за определенную функцию, при этом не должно быть каких-либо пересечений функций (возложение на двух работников одинаковых функций).
Оформляется должностная инструкция в соответствии с требованиями государственного стандарта РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Макет должностной инструкции
______________________________ УТВЕРЖДАЮ
