Образец Должностной инструкции делопроизводителя

Должностная инструкция

делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель обеспечивает организацию процессов документирования и управления документацией при реализации основных задач и функций организации и должен иметь начальное и среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

1.3. Делопроизводитель подчиняется руководителю организации.

1.4. В случае отсутствия в штатном расписании единицы заведующего архивом, возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации.

1.5. Прием и сдача дел, при назначении и освобождении делопроизводителя, оформляется актом.

1.6. Делопроизводитель в своей работе руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией РК, местного уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией, соответствующего государственного архивного учреждения, распорядительными документами и указаниями руководителя организации и настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности

2.1. Делопроизводитель, осуществляя работу по ведению делопроизводства:

1) разрабатывает и совершенствует классификаторы документов, образующихся в деятельности организации;

2) осуществляет прием документов, первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, направление документов в структурные подразделения, учет, хранение, доставку и рассылку документов;

3) организует своевременное рассмотрение руководителем организации входящих документов, осуществляет контроль за оформлением документов, представляемых на подпись;

4) осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, регулярно информирует руководителя организации о результатах исполнения документов;

5) формирует и ведет контрольно-справочную и другие картотеки, компьютерный банк данных;

6) организует печатание, копирование и размножение документов;

7) разрабатывает и согласовывает проект бланков организационно-распорядительных документов организации;

8) разрабатывает инструкцию по делопроизводству;

9) составляет номенклатуру дел организации, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в ведомственный (частный) архив;

10) разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;

11) осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях, организует экспертизу ценности документов с целью их отбора на хранение и уничтожение;

12) проводит совещания-семинары и консультации по вопросам документирования и управления документацией.

3. Права

3.1. Делопроизводитель имеет право:

1) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами;

2) запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы делопроизводителя;

3) осуществлять контроль за сокращением объема документооборота в организации;

4) проводить проверку организации документирования и управления документацией в структурных подразделениях и доводить итоги данных проверок до руководителя организации для принятия соответствующих мер;

5) возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных правил.

4. Ответственность

4.1. Делопроизводитель несет ответственность за:

1) несоблюдение стандартов, правил документирования и управления документацией в соответствии с законодательством РК;

2) ненадлежащее исполнение и неисполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РК.

5. Взаимоотношения

5.1. Делопроизводитель взаимодействует:

1) со структурными подразделениями организации - по вопросам документирования и управлением документацией;

2) с юристом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

3) с ответственным за перевод - по вопросам перевода документов на государственный, русский и иные языки;

4) с хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения средствами вычислительной и организационной техники, бланками организационно-распорядительных документов и канцелярскими принадлежностями.