• Должностная инструкция документоведа

    Утверждаю

    Проректор по учебной работе

    ФГБОУ ВПО «Удмуртский

    государственный университет»

    ________________ М. М. Кибардин

    «___» ______________ 201_ г.

    Типовая должностная инструкция документоведа_______________________________________(наименование факультета/института)

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1. Должность документоведа относится к категории специалистов.

    1.2. На должность документоведа назначается лицо:

    • Документовед I категории - высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
    • Документовед II категории - высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.
    • Документовед - высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

    1.3. Документовед должен знать:

    • Конституцию РФ.
    • Законы, постановления правительства и иные нормативные акты по вопросам выполняемой работы.
    • Законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические акты по ведению делопроизводства УдГУ.
    • Устав УдГУ, Коллективный договор УдГУ, Правила внутреннего распорядка УдГУ.
    • Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
    • Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
    • Правила эксплуатации вычислительной техники.
    • Порядок оформления, классификации хранения, экспертизы ценности документов.
    • Порядок осуществления контроля над исполнением документов.
    • Требования к обращению с входящими, исходящими и внутренними документами.
    • Требования к документам планирования и отчетности по вопросам деятельности структурного подразделения.
    • Правила и нормы охраны труда.
    • Организацию архивного дела.
    • Культуру общения и служебной этики.
    • Основы административного, трудового законодательства;
    • Правила по охране труда и пожарной безопасности.

    1.4. В своей деятельности документовед руководствуется:

    • законодательством Российской Федерации;
    • федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации»;
    • уставом университета;
    • коллективным договором университета;
    • правилами внутреннего распорядка университета;
    • положением о факультете (институте) университета;
    • приказами, распоряжениями, указаниями и иными нормативными и распорядительными актами администрации университета;
    • настоящей должностной инструкцией.

    1.5. Документовед подчиняется непосредственно декану факультета (директору института).

    1.6. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится приказом ректора УдГУ по представлению декана факультета (директора института).

    1.7. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом ректора, или иного уполномоченного лица. Данное лицо, приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.

    2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

    Документовед обязан:

    2.1. Вести делопроизводство факультета/института в соответствии с регламентирующими документами. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение порученных ему задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.

    2.2. Рационально использовать материальные, технические и иные средства в интересах выполнения порученных ему задач.

    2.3. Сохранять от утраты (разглашения) документы и информацию, составляющие государственную и служебную тайну.

    2.4. Регистрировать входящую корреспонденцию.

    2.5. Осуществлять контроль над своевременным исполнением документов в деканате.

    2.6. Подготавливать и сдавать в архив университета документальные материалы, законченные делопроизводством, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив и на списание.

    2.7. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

    2.8. Отправлять исполненную документацию по исполнителям на факультет/институт.

    2.9. Осуществлять подготовку документов планирования и отчетности по вопросам деятельности факультета/института.

    2.10. Принимать участие в проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления университетом, базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

    2.11. Осуществлять печатание и тиражирование служебных документов.

    2.12. Своевременно подготавливать проекты приказов по вопросам учебной деятельности факультета/института в базе ИИАС.

    2.13. Оформлять справки, подтверждающие факт обучения на факультете/ в институте.

    2.14. Выполнять иные поручения своего непосредственного руководителя, отданные в пределах его должностных полномочий.

    2.15. Вести и ежемесячно представлять в бухгалтерию табель учета рабочего времени.

    2.16. Уведомлять Управление по персоналу о перемене фамилии, имени, отчества, адреса регистрации, адреса фактического места жительства, почтового адреса, замене паспорта, изменении иных персональных данных в письменной форме не позднее четырнадцатидневного срока со дня таких изменений.

    2.17. Соблюдать исполнительскую и трудовую дисциплину, правила по охране труда и пожарной безопасности.

    3. ПРАВА

    Документовед имеет право:

    3.1. Вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по совершенствованию работы факультета (института).

    3.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

    3.3. Пользоваться услугами библиотеки, информационных фондов, учебных и научных подразделений, а также услугами социально-бытовых, лечебных и других структурных подразделений университета в соответствии с Уставом и Коллективным договором.

    3.4. В установленном порядке обжаловать приказы, распоряжения декана факультета (директора института) и другие организационно-распорядительные акты администрации университета.

    3.5. Иные права, предусмотренные Уставом университета, Коллективным договором, действующим законодательством.

    4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    Документовед несет ответственность за:

    4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

    4.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

    4.3. Причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    4.4. Невыполнение обязанностей, предусмотренных Уставом университета, действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

    4.5. Прочие нарушения, предусмотренные ТК РФ, в процессе выполнения своих служебных обязанностей.

    Настоящая Инструкция разработана __________________ (наименование структурного подразделения)

    _____________ /___________/___________________ (должность руководителя структурного подразделения/Ф. И. О./ Подпись)

    Согласовано:

    Председатель комитета первичной организации работников УдГУ

    Профсоюза работников народного образования и науки РФ

    __________________ /Анисимов А. Е.

    «___»________________20___года

    Начальник Управления по персоналу