1. Регулируется ли законодательством Украины вопрос разработки должностных инструкций и как?

2. Есть ли установленные законом формы должностных инструкций?

3. Могут ли возникать негативные последствия для компаний не использующих должностные инструкции? Оговорены ли подобные ситуации в законодательстве?

На сегодняшний день должностные инструкции рассматриваются большинством предприятий как чисто формальный документ. В то время, как эффективность работы предприятия во многом зависит от правильного понимания сотрудниками своих прав и обязанностей, а составление четких должностных инструкций для всех работников организации позволяет улучшить это понимание и сделать деятельность предприятия гораздо более успешной. Применение в должностной инструкции оптимальной схемы оценки труда сотрудников упрощает контроль за работой предприятия и увеличивает доверие персонала к руководству.

Должностная инструкция – это документ исключительно внутреннего пользования, он регламентирует работу должностного лица внутри определенной организации. Поскольку четкой формы, установленной законом, этот вид документа не имеет, и в Кодексе законов о труде Украины не упоминается об этом документе, следовательно, его наличие на предприятии не является обязательным и каждая организация сама решает, нужен ли ей подобный документ и разрабатывает должностные инструкции в соответствии со своими требованиями к сотрудникам, для каждой штатной единицы в отдельности.

Назначение должностной инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Она упрощает подбор кадров, т. к. в ней содержатся список требований к кандидату на должность и критерии оценки работы сотрудника. Одним из преимуществ должностной инструкции является то, что она является формальным основанием для увольнения некомпетентного сотрудника, без нее нельзя уволить его по определенным статьям КзоТ.

Опыт многих компаний показывает, что толково составленные должностные инструкции облегчают прохождение различных сертификаций.

Существуют типовые формы должностных инструкций, так называемые «козы».

Обычно Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. «Общие положения». В этом разделе указано название должности сотрудника, подразделения, к которому он относится, описано место сотрудника в организации – кому он подчиняется, кем руководит, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения в случае его временного отсутствия.

2. Раздел «Функциональные обязанности» занимает по объему около 60% всего документа. Это важнейшая часть должностной инструкции и состоит она из перечня обязанностей сотрудника. Этот пункт лучше расписать как можно конкретнее, вплоть до соблюдения правил внутреннего трудового распорядка организации, норм охраны труда, технической безопасности и т. д.

3. « Требования к компетенции» . Этот раздел может являеться составной частью “Общих положений”. Но неизменно в нем содержатся следующие требования к кандидату: наличие определенного образования, опыт, психологические качества. Последние – очень важны, т. к. сложно уволить человека, если он всего лишь “не вписался в коллектив”. Требования формулируются исходя из целей и функциональных обязанностей сотрудника в данной должности.

4. «Взаимодействие по должности» или «Взаимоотношение _________________ (название должности) с другими Подразделениями предприятия» - с кем контактирует сотрудник при выполнении определенных обязанностей, с кем соглассовывает работу, кому передает результаты, какую информацию и из каких источников может использовать.

5. «Полномочия». В разделе описывается, в каких пределах сотрудник может самостоятельно принимать решения, перечислены его права на доступ к ресурсам предприятия (информационным, финансовым, материальным, техническим, энергетическим и т. д.).

6. «Критерии оценки и ответственность». Такой раздел может содержать график отчетности или определенные критерии, по которым оценивается работа должностного лица.

Для составления должностных инструкций, кроме типовой формы, используют внутренние документы предприятия, в которых отражена его стратегия, приведены схемы организационных связей, определены полномочия сотрудников и т. д.

Должностная инструкция составляется либо отделом кадров, либо самими сотрудниками, но желательно, чтобы она была соглассована с юридическим отделом (юрисконсультами) предприятия. Сотрудников ознакамливают с ней при приеме на работу и перемещении по служебной лестнице под расписку. Отметка об ознакомлении проставляется в самой инструкции. С этого момента требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника. Соглассованная и утвержденная инструкция обычно нумеруется, утверждается, заверяется печатью организации и хранится в отделе кадров в соответствии с установленным порядком делопроизводства. Один экземпляр – заверенную копию оригинала – отдают на хранение сотруднику, ее подписавшему.