• 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется

    1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

    1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

    1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

    - законодательными актами РФ;

    - Уставом предприятия;

    - Положением о функциональных службах предприятия;

    - приказами (указаниями) руководства предприятия;

    - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

    - настоящей должностной инструкцией.

    1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

    1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

    - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

    - организации работы с документами, составления документации;

    - организации управленческого труда;

    - применение средств вычислительной и организационной техники;

    - перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

    - культуры труда и служебной этики;

    - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

    2. ФУНКЦИИ

    На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

    2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

    2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

    2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

    2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

    2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

    3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

    Секретарь-референт должен:

    3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

    3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

    3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

    3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

    3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

    3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

    3.7. Вести прием посетителей.

    3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

    - оформление приказов по личному составу;

    - оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

    - оформление трудовых книжек;

    - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

    - оформление командировочных документов;

    - оформление листов нетрудоспособности;

    - ведение табеля учета рабочего времени;

    - выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

    3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

    3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

    3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

    3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

    4. ПРАВА

    Секретарь-референт имеет право:

    4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

    4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

    4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).

    4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

    4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

    4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

    4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".

    4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

    4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

    5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    Секретарь-референт несет ответственность за:

    5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

    5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

    5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".

    5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.