Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 11
КАК СОСТАВИТЬ, СОГЛАСОВАТЬ И УТВЕРДИТЬ
ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ
В статье разъясняется, к каким видам документов относятся должностные инструкции, кем они утверждаются, согласовываются, где фиксируется подпись об ознакомлении. Подробно разбирается, на каких нормативных актах базируется содержание инструкции, даются рекомендации по составлению пакета должностных инструкций организации.
Что такое должностная инструкция?
Должностная инструкция - это документ, который входит в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 23.04.2009; далее - ОКУД).
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.
Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
Должностная инструкция относится к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации (код 02), подклассу "Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия" (код 52), ее регистрационный номер - 051, контрольное число в ОКУД - 9.
В Письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников" сказано, что несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Принято считать, что должностная инструкция носит обезличенный характер и определяет функцию, а не человека. Это, разумеется, так, а в том случае, когда речь идет о государственном служащем, такой подход вообще не должен допускать никаких исключений. Но надо понимать, что на коммерческом предприятии должностная инструкция пишется и для удобства работника и работодателя. Нанимая на должность нового человека, у которого больше опыта и знаний, чем у прежнего специалиста, назначая ему выше заработную плату, неужели работодатель не намерен воспользоваться этими преимуществами работника и добавить ему должностных обязанностей по сравнению с предыдущим сотрудником, повысить уровень ответственности? Так почему бы и не отразить это в должностной инструкции? Так что, хоть и обезличенная, должностная инструкция вполне может быть написана под конкретного человека.
Кто разрабатывает, кто утверждает
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ. Для того чтобы правильно составить пакет должностных инструкций, кадровые службы предприятия могут обратиться как к рекомендациям специалистов, так и к нормативным актам. Нет, никто не контролирует, как коммерческие организации составляют свои инструкции, но ведь существует опыт государственных служб. Так, можно изучить Письмо Минтруда России от 13.03.1996 N 482-ВК "Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти", Приказ ФТС России от 03.12.2004 N 355 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа Российской Федерации", Приказ Госнаркоконтроля России от 25.11.2003 N 235 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ".
Руководитель федерального органа исполнительной власти утверждает должностные инструкции (должностные обязанности) для своих заместителей и для руководителей структурных подразделений, а по остальным государственным должностям - типовые. На основании типовых должностных инструкций руководитель структурного подразделения утверждает должностные инструкции по конкретным государственным должностям в подразделении.
В Госнаркоконтроле России расписали четкую схему полномочий по разработке, согласованию и утверждению должностных инструкций (табл. 1). Кадровая служба коммерческой организации сможет составить по аналогии собственный локальный акт о распределении полномочий по разработке и утверждению должностных инструкций. Такой документ надо будет утвердить приказом. Если такой разветвленной структуры не предполагается, то всю информацию о порядке утверждения инструкций можно поместить непосредственно в приказ.
Таблица 1
Распределение полномочий руководящего состава органов
Госнаркоконтроля по организации разработки, согласованию
и утверждению должностных инструкций
Наименование
должности Организуют разработку
