• Типовая должностная инструкция секретаря руководителя

    Типовая должностная инструкция секретаря руководителя

    1. Общие положения

    1.1. Секретарь назначается на должность приказом директора компании (далее — директора).

    1.2. Секретарь подотчетен директору.

    1.3. Цель работы секретаря — создание для директора условий, обеспечивающих максимальную эффективность его труда.

    2. Задачи и обязанности

    2.1. Принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение директору, передает ее согласно принятым решениям структурным подразделениям или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответов.

    2.2. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением офисной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации для подготовки и принятия решений.

    2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись директору.

    2.4. Готовит документы и материалы, необходимые директору для работы.

    2.5. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствии полученную информацию и доводит до его ведома ее содержание, передает и принимает информацию с помощью приемно-переговорных устройств, своевременно сообщает директору информацию, полученную посредством каналов связи.

    2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступающих для выполнения; проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

    2.8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (собирает необходимые материалы, оповещает участников о времени и месте проведения, повестке дня, проводит регистрацию), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

    2.9. Осуществляет контроль за выполнением работниками компании изданных приказов и распоряжений, а также за сроками выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

    2.10. Обеспечивает рабочее место директора необходимой организационной техникой, канцелярскими принадлежностями.

    2.11. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в базу данных.

    2.12. Организует прием посетителей, способствует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников компании.

    2.13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их хранение и в установленные сроки сдает в архив.

    2.14. Копирует документы на персональном ксероксе.

    Секретарь имеет право:

    3.1. Определять приоритеты во взаимоотношениях директора с контактирующими организациями и посетителями.

    3.2. Составлять простые письма и короткие предписывающие документы на основании устных указаний директора.

    3.3. В случае необходимости вовлекать работников предприятия в подготовку документов, нужных директору.

    3.4. Не принимать на подпись директора служебные документы, подготовленные с нарушением действующих стандартов.

    3.5. В рамках своей компетенции и полномочий отвечать на телефонные звонки, адресованные директору, с целью эффективного использования его рабочего времени.

    4. Ответственность

    Секретарь несет ответственность:

    4.1. За качественное и своевременное выполнение распоряжений директора.

    4.2. За соблюдение «Правил внутреннего распорядка» и «Положения о коммерческой тайне компании».

    Секретарь должен знать:

    5.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции и другие нормативные документы, касающиеся деятельности компании и ведения делопроизводства.

    5.2. Структуру и руководящий состав компании и ее подразделений.

    5.3 Организацию делопроизводства; методы обработки и оформления документов; архивное дело; машинопись.

    5.4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами, техническими средствами обработки документов, устной и письменной документной информацией, компьютерами и печатными машинами.

    5.5. Стандарты системы организационно-предписывающей документации; правила составления деловых писем с использованием типичных форм.

    5.6. Основы этики и эстетики; правила делового общения.

    5.7. Основы организации труда и управления.

    5.8. Правила эксплуатации вычислительной техники.

    5.9. Основы административного права и законодательства о труде.

    6. Квалификационные требования

    Полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональная подготовка на производстве.

    7. Взаимоотношения (связи) в соответствии с должностью

    Непосредственно контактирует с директором, а также с работниками компании и других организаций, когда такие лица обращаются к директору по служебным и личным вопросам; обращается к ним в случае необходимости получить для директора отдельные документы, справки или иную информацию.