• Обязательно ли пересматривать утвержденные должностные инструкции?

    Недавно встретила свою приятельницу, которая, как и я, работает инспектором по кадрам. Учитывая, что мы колле­ги, вполне естественно, разговор у нас зашел о "наболев­шем", все о тех самых производственных проблемах. На мой вопрос: "Чем сейчас занимаешься?" - подруга ответи­ла, что в настоящее время пересматривает ранее утверж­денные должностные инструкции. Увидев мое удивление, она воскликнула: "Ты что, не знаешь, их обязательно надо пересматривать каждые пять лет!" Нет, я конечно знаю, что должностные инструкции "не вечны", но о том, что существует установленная законодательством периодич­ность их пересмотра, - слышала впервые. Неужели это правда? И если да, то где это написано?

    Несмотря на то что трудовым законодательством пря­мо не предусмотрено обязательное наличие у работо­дателя должностных инструкций, а обязанности ра­ботника могут быть перечислены в заключаемом тру­довом договоре, указанный документ широко известен в "узких" кругах работников кадровых служб. Навер­няка он известен и вам, коллега.

    При разработке должностных инструкций серьез­ным подспорьем служат нормативные правовые акты, разработанные централизованно государством. Так, основой для разработки должностных инструкций слу­жат квалификационные характеристики (п. 5 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Мин­труда России от 09.02.2004 № 9, далее - Порядок применения ЕКС).

    Такие справочники содержат квалификационные характеристики, которые в соответствии с заявленными целями предназначены для обосно­вания рационального разделения и ор­ганизации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификаци­онных требований, а также принимае­мых решений о соответствии занимае­мым должностям при проведении атте­стации сотрудников. Эти документы носят рекомендательный характер, од­нако являются общими ориентирами при определении видов работ и требую­щегося уровня подготовки для их вы­полнения.

    Используя подобные справочники, необходимо учитывать в частности, что квалификационные требования, ука­занные в них, разработаны вне связи со структурой конкретной организации и особенностями деятельности отдель­ного работодателя, поэтому содержат только наиболее характерные виды ра­бот, типовые обязанности и минималь­ный уровень профессиональной под­готовки.

    Таким образом, работодатель впра­ве определять трудовую функцию ра­ботника самостоятельно, по своему усмотрению, не включая в должност­ные инструкции те или иные трудо­вые обязанности, предусмотренные ЕКС, либо, наоборот, расширяя их круг.

    Структура текста должностной ин­струкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требова­ниям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

    1. Общая часть (общие положения).

    2. Должностные обязанности.

    3. Права.

    4. Ответственность.

    5. Взаимоотношения (связи по долж­ности).

    НАША СПРАВКА

    Должностная инструкция — документ, указывающий круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнять лицо, занимающее данную должность на предпри­ятии, фирме. Являясь одним из основных организационно-правовых документов для работника, должностная инструкция, помимо обязанностей, определяет и ответствен­ность работника при осуществлении им трудовой функции согласно занимаемой должности, квалификационные требования, предъявляемые к лицу, занимающему указанную должность, порядок приема, увольнения.

    Современный экономический словарь

    Должностная инструкция является документом, действующим относитель­но продолжительное время. Но, несмо­тря на это, в организациях, где долж­ностные инструкции рассматриваются не как документы «для полок» и «чтобы были», а как документ для эффективной организации труда, периодическому уточнению, обновлению этих докумен­тов уделяют особое внимание. И это вполне оправданно. Ведь любая органи­зация - это живой организм, и измене­ния в ней неизбежны.

    Вот тут и возникает вопрос, в связи с чем может появиться необходимость в пересмотре и (или) изменении долж­ностных инструкций? Вариантов - мно­жество, среди них, например:

    • изменение наименования организа­ции или структурного подразделения;
    • изменение организационной струк­туры;
    • изменение штатного расписания;
    • изменение наименования должности;
    • изменение Положения о структурном подразделении (изменение задач структурного подразделения);
    • изменение или дополнение обязан­ностей работника;
    • появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должност­ных обязанностей.

    В течение последних лет Минздравсоцразвития России активно обновляет единые квалификацион­ные справочники. На­пример, приказом Минздравсоцразвития России от 23.07.2010 № 541н утвержден Единый ква­лификационный спра­вочник должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Ква­лификационные характеристики долж­ностей работников в сфере здравоохра­нения". В связи с этим, возможно, по­требуется изменить квалификационные требования, предъявляемые к должно­сти, а также перечень нормативных до­кументов, которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обя­занностей.

    А вот теперь скажите, можете ли вы или ваш руководитель спрогнозиро­вать, как часто будут происходить события, которые повлекут за собой внесение изменений в должностные ин­струкции работников? Раз в год, раз в два года или раз пять лет? Конечно, на этот вопрос никто не даст конкретный ответ. А все потому, что такого ответа просто не может быть, поскольку долж­ностная инструкция - динамичный до­кумент, и ее «пересмотр» (изменение) должен происходить не по истечении определенного времени или в соответ­ствии с заранее утвержденным планом, а исключительно по мере необходимости.

    Укажите в Положении о должностных инструкциях события, при наступлении которых необходимо будет вносить изменения в должностную инструкцию, а также лиц, имеющих право выступать с такой инициативой.

    Учитывая, что работода­тель (за исключением рабо­тодателей - физических лиц, не являющихся инди­видуальными предприни­мателями) имеет право принимать локальные нор­мативные акты, можно посоветовать раз­работать и утвердить, например, Положе­ние о должностных инструкциях. Этот документ позволит упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифициро­ванными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. В по­добное положение можно включить сле­дующие разделы:

    Раздел 1. Общие положения.

    Раздел 2. Требования, предъявляе­мые к содержанию должностной ин­струкции, к ее оформлению.

    Раздел 3. Порядок разработки, согла­сования, утверждения и введения в дей­ствие должностной инструкции.

    Раздел 4. Порядок пересмотра долж­ностной инструкции.

    Давайте остановимся и подробнее рассмотрим последний раздел. Безу­словно, в нем можно предусмотреть периодичность (один раз в год, один раз в три года и т. д. - как решит рабо­тодатель) «пересмотра» должностных инструкций. Но, как мы уже говорили, правильным будет указать не периодичность, а события (ситуации, усло­вия, случаи), при которых необходимо будет вносить изменения в должност­ные инструкции. Также перечислим лиц, наделенных полномочием высту­пать с инициативой о внесении измене­ний. К таким лицам можно отнести руководителя организации, руководи­теля структурного подразделения, в котором данная должность находится, или руководителя подразделения, с ко­торым осуществляется взаимодействие.

    Виза согласования включает в себя должность визирующего, его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату согласования (подписания).

    В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подпи­сывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).