• Как составить стандартный документ должностных инструкций

    Каждая компания составляет для каждого сотрудника должностные инструкции по трудовому законодательству. В соответствии с должностными инструкциями работник выполняет свои каждодневные задачи для достижения целей компании. Существуют стандартные шаблоны таких инструкций, составленные сотрудниками отдела кадров для каждой позиции в компании, но при желании и при необходимости, каждый работодатель может либо составить сам данный документ, либо адаптировать стандартные шаблоны под свои требования.

    Название позиции

    Опишите виды деятельности, которые выполняет сотрудник, занимающий данную позицию. К примеру, руководитель отдела кадров руководит и управляет обеспечением услуг по трудовым ресурсам, политикам и социальным программам.

    Основная сфера ответственности:

    Составьте списком основные виды обязанностей, соответствующие данной позиции. К примеру, руководитель отдела кадров выполняет обязанности, которые могут включать, но не в обязательном порядке, следующие виды обязанностей:

    - Способствовать развитию отдела трудовыми ресурсами (отдел кадров);

    - Консультировать управляющих по вопросам, имеющим отношение к руководству персоналом;

    - Профориентация сотрудников, разработка и проведение тренингов;

    - Управление производительностью каждого сотрудника и развитие систем повышения производительности;

    - Организационная работа;

    - Набор сотрудников на работу в соответствии с трудовыми законодательствами;

    - Разработка политики и оформление (руководство) соответствующей документации.

    Первичные цели:

    Составьте список первичных целей позиции, осуществляемых для достижения общих целей компании. К примеру, руководитель отдела кадров может нести ответственность за достижение следующих целей:

    - Способствовать продвижению политики профессионального здоровья и безопасности сотрудников;

    - Развивать высокопроизводительную рабочую силу;

    - Способствовать развитию производительности отдела кадров;

    - Разработать культуру компании, ориентированной на сотрудников, которая подчеркивает наличие качества, постоянного улучшения навыков, и высокую производительность труда.

    Специфические обязанности по работе

    Каждый пункт из списка основных обязанностей берется в отдельности и подробно расписывается, с указанием деталей. К примеру, одна из основных обязанностей руководителя отдела кадров – Развитие работы отдела кадров. Этот пункт раскрывается тщательно следующим образом:

    Развитие работы отдела кадров

    - Осуществлять надзор за выполнением программ по трудовым ресурсам с вовлечением персонала компании. Контролировать применение установленных стандартов и процедур. - Определять возможности для профессионального развития и разрешать все спорные ситуации и вопросы.

    - Осуществлять надзор и руководить работой персонала отдела кадров по предоставлению отчетности. Поддерживать текущее развитие навыков сотрудников отдела кадров.

    - Разрабатывать и контролировать исполнение годового бюджета компании, куда входит обеспечение услуг, предоставляемых отделом кадров, признание заслуг персонала, поддержка спортивных команд внутри компании, благотворительная деятельность компании, и использование средств на текущие потребности.

    - Выбирать и руководить работой консультантов отдела кадров, юристов, и тренеров, и координировать услуги страховых агентов, страховых компаний, администраторов по пенсионным вкладам и другие услуги, поставляемые извне.

    - Проводить регулярные сессии по изучению политик, программ и практик отдела кадров с тем, чтобы руководство компании и отдела кадров были в курсе развития новых возможностей и новых достижений сотрудников.

    - Руководить процессом достижения целей и задач отдела кадров.

    - Устанавливать критерии оценки отдела, которые способствуют достижению целей и задач компании.

    - Направлять работу по подготовке и организации таких видов отчетности, которые необходимы для выполнения функций отдела.

    - Организовать подготовку периодических отчетов и отслеживать достижение целей.

    - Разрабатывать и внедрять программы, процедуры и руководства с тем, чтобы трудовые ресурсы соответствовали достижению стратегических целей компании.

    - Участвовать на собраниях исполнительных директоров, высшего руководства и персонала, и посещать другие собрания и семинары.

    - Вместе с главным исполнительным директором и должностным лицом по финансовым вопросам планировать годовое отчисление средств на благотворительные и филантропические акции.

    Требуемые знания, навыки и способности

    Перечислите каждую ответственность, которой должен соответствовать человек, подающий на данную вакансию. Помните, что эти требования являются показательными, но не ограничивающими, и не могут включать все навыки и умения, которые, возможно, потребуется на данной позиции.

    Должностные требования

    Обширные знания и опыт работы в:

    Навыки выше средних в:

    Отличные навыки в:

    Подтвержденная способность к:

    Общие знания в:

    Опыт работы:

    Прочее:

    Образование и опыт работы

    Ученая степень или опыт работы в соответствующей сфере деятельности:

    Опыт работы, выраженный в годовом эквиваленте:

    Специальное обучение:

    Сертификаты:

    Требования в отношении физических способностей

    Данный пункт не часто встретишь в типовых должностных инструкциях, помимо тех, которые составляются под специфические виды деятельности. К примеру, для позиции хирурга и офтальмолога требуются точность реакции, острота зрения, способность глазомера и прочее. Для произведения механических видов работ на производстве может понадобиться умение управлять одновременно и руками и ногами, работа пальцами рук без потери реакции, и многие другие.

    Если позиция требует выполнения определенных видов работ, требующих повышенного внимания, концентрации и умений, следует тщательно расписать этот пункт в соответствии с требованиями.

    Рабочая атмосфера

    К примеру, при выполнении определенных видов работ можно привести все рабочие характеристики, с которыми сталкивается соискатель. К примеру, соискатель по всем параметрам подходит под требования позиции. Рабочая атмосфера в сфере, где он/она будет работать, включает регулярные шумовые помехи, звуковые помехи и прочие рабочие характеристики, которые, возможно, соискатель не в силах переносить. Или человек подходит под требования вакансии медицинского работника, но работа будет осуществляться в особо опасной зоне, неприемлемой именно для этого сотрудника по причине наличия маленьких детей, невозможности оставлять их без присмотра во внеурочное время, и так далее. Именно для того, чтобы не выполнять двойную работу по поиску и найму подходящих кандидатов, в должностных инструкциях должны быть прописаны всевозможные характеристики рабочего места.

    Данный документ по составлению должностных инструкций предназначен для доведения сведений о рабочем месте и рабочих обязанностях, общем характере работы и всех деталей, с которыми придется столкнуться работнику. Тем не менее, этот документ не предоставляет полный список всех квалификаций, навыков, обязанностей и обязательств, или рабочих условий, которые связаны с объявленной позицией.

    Каждый работодатель вправе использовать шаблон должностных инструкций и переделать его под свои требования с добавлением всех специфических деталей.