Документ. Ведение трудовых книжек, должностные инструкции, штатное расписание
Ведение трудовых книжек,
должностные инструкции, штатное расписание
ВОПРОС: Просим предоставить консультации по следующим вопросам:
1. Порядок ведения трудовых книжек с учетом требований Классификатора профессий, действующего в Украине.
2. Требования к правилам внутреннего трудового распорядка, должностным инструкциям, штатному расписанию.
Просим разъяснить, какие государственные органы имеют право осуществлять контроль за наличием указанных кадровых документов на предприятии, а также какие штрафные санкции предусмотрены за нарушения в ведении данной документации.
ОТВЕТ: Порядок ведения трудовых книжек, а также вопросы, связанные с их хранением и учетом на предприятии, регламентируются следующими нормативными актами: Кодексом законов о труде Украины (далее - КЗоТ), постановлением КМУ от 27.04.93 г. N 301 "О трудовых книжках работников", Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. N 58 (далее - Инструкция).
Что касается ситуации, когда в трудовую книжку работника была занесена должность, не предусмотренная Классификатором профессий, утвержденным приказом Государственного комитета Украины по стандартизации, метрологии и сертификации от 27.07.95 г. N 257, то в данном случае необходимо принять во внимание следующие обстоятельства.
В соответствии с п. 2.14 Инструкции записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник (раздел трудовой книжки "Сведения о работе"), выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей в Классификаторе профессий. Данный Классификатор относит, к примеру, должность менеджера к разделу 1 "Законодатели, высшие государственные служащие, руководители, менеджеры (управители)", в котором содержатся профессии, связанные с управленческой деятельностью. В то время как работа, выполняемая работником при реализации товаров, подпадает под раздел 5 "Классификатора" - "Работники сферы торговли и бытовых услуг", в котором должность менеджера не предусмотрена.
В этой ситуации мы рекомендуем поступить следующим образом.
Надо издать приказ, который внесет изменения в приказ о приеме на работу сотрудника, в части наименования должности, на которую данный сотрудник принимается.
После этого необходимо обратиться к п. 2.6 Инструкции, в котором указано, что в случае обнаружения неправильной или неточной записи сведений, о работе исправление осуществляется собственником или уполномоченным им органом. При этом, как указано в п.2.10 Инструкции, зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
Поэтому в случае необходимости изменения записи заполняется новая строка, где указывается порядковый номер, дата внесения новой записи, а в графе 3 "Сведения о приеме на работу " пишется: "Запись за N таким-то недействительна. Принят на такую-то должность". После чего в графе 4 "На основании чего внесена запись " указывается дата и номер приказа, которым внесены изменения в приказ о приеме на работу с неверным названием должности.
В отношении штатного расписания сообщаем, что согласно ч. 1 ст. 14 Закона Украины "О предприятиях в Украине" предприятие самостоятельно определяет структуру управления, устанавливает штаты. Таким образом, право определять штат и численность работников (а значит, и утверждать штатное расписание) принадлежит только собственнику предприятия или уполномоченному ним органу.
Исходя из этого, содержание штатного расписания не может являться объектом претензий со стороны каких-либо контролирующих органов, за исключением случаев, когда наличие работников определенной профессии, специальности, квалификации является обязательным для работы предприятия (например, в соответствии с лицензионными условиями для конкретного вида деятельности).
Что касается правил внутреннего трудового распорядка, то в соответствии со ст. 142 КЗоТ трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях определяется правилами внутреннего трудового распорядка, которые утверждаются трудовым коллективом по представлению собственника или уполномоченного ним органа и профсоюзного комитета на основании типовых правил.
В п. 7 ст. 247 КЗоТ указано, что выборный орган профсоюзной организации на предприятии, в учреждении, организации принимает участие в разработке правил внутреннего трудового распорядка предприятия, учреждения, организации.
При разработке правил внутреннего трудового распорядка за основу можно взять "Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций", утвержденные постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.84 г. N 213, а также требования ст. 24, 25-1, 27,29, 38, 40,47, 50, 52, 57,66, 74, 75,84,142,143, 147-149 КЗоТ.
Вопрос разработки и утверждения должностных инструкций также заслуживает пристального внимания.
В соответствии со Справочником квалификационных характеристик профессий работников, подготовленным Центром продуктивности - филиалом НИИ труда и занятости населения, разработаны образцы должностных инструкций руководителей, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности.
Ознакомиться с ними можно в документе, утвержденном приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 16.02.98 г. N 24 и носящем название "Справочник квалификационных характеристик профессий работников. Выпуск 1. Профессии работников, которые являются общими для всех видов экономической деятельности".
Должностная инструкция руководителя любого звена на каждом предприятии разрабатывается самим собственником и подлежит утверждению руководителем предприятия. При этом могут учитываться вышеуказанные образцы должностных инструкций.
Кроме того, при создании должностных инструкций необходимо учитывать требования законодательных актов по вопросам охраны труда, пожарной безопасности и иных нормативных актов, имеющих отношение к созданию безопасных условий труда на рабочем месте.
Также обращаем внимание на то, что отсутствие на предприятии должностных инструкций может вызвать затруднения в определенных ситуациях. В частности, исходя из содержания ст. 40 КЗоТ, отсутствие должностной инструкции приведет к возникновению осложнений в случае, увольнения работника с формулировкой "за несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе в результате недостаточной квалификации или состояния здоровья". Поскольку именно в должностной инструкции прописано, что конкретно входит в круг обязанностей работника, занимающего данную должность.
Что же касается государственных органов, имеющих право осуществлять контроль за наличием на предприятии указанных документов и штрафных санкций за нарушения в ведении данной документации, то действующее законодательство не позволяет дать однозначный ответ на этот вопрос.
С одной стороны, ни один нормативный акт не содержит прямых указаний о том, какой орган имеет право проверять правильность ведения вышеназванных нормативных актов локального характера, равно как и отсутствуют в действующем законодательстве нормы, прямо предусматривающие ответственность за их неправильное ведение или отсутствие на предприятии.
В то же время ст. 13 Закона Украины "Об охране труда" предусмотрено, что работодатель обязан создать на рабочем месте условия труда в соответствии с нормативно-правовыми актами, а также обеспечить соблюдение требований законодательства в отношении прав работников в сфере охраны труда. С этой целью работодатель обеспечивает функционирование системы управления охраной труда, а именно: создает соответствующие службы и назначает должностных лиц, которые обеспечивают решение конкретных вопросов охраны труда, утверждает инструкции об их обязанностях, правах и ответственности за выполнение возложенных на них функций.
Согласно ст. 38 вышеназванного Закона государственный надзор за соблюдением законов и иных нормативно-правовых актов об охране труда осуществляет, в частности, специально уполномоченный центральный орган исполнительной власти по надзору за охраной труда, которым на сегодняшний день является Государственный комитет по надзору за охраной труда Украины (Госнадзорохрантруда).
И нельзя дать гарантию, что если в ходе проверки предприятия должностными лицами Госнадзорохрантруда будет выявлено, что на предприятии назначено должностное лицо, ответственное за обеспечение вопросов по охране труда, но инструкция о его обязанностях не утверждена, то этот факт не будет расценен как нарушение законодательства об охране труда.
Кроме того, согласно п. 4 Положения о Государственном департаменте надзора за соблюдением законодательства о труде, утвержденного постановлением КМУ от 18.01.03 г. N 50, Госнадзорохрантруда осуществляет контроль за соблюдением законодательства о труде в части обеспечения реализации прав и гарантий работников путем проведения проверок работодателей.
Поскольку порядок ведения трудовых книжек также устанавливается нормами законодательства о труде, то, в случае выявления вышеуказанным органом нарушений в порядке ведения трудовых книжек, возможно применение санкций в виде штрафов, предусмотренных ст. 43 Закона "Об охране труда", а также ст. 41 КоАП Украины.
Поэтому, с учетом всех вышеизложенных обстоятельств, мы рекомендуем обеспечить правильное ведение трудовых книжек работников предприятия, а также разработать и принять в случае их отсутствия нормативные акты локального характера, о которых идет речь в вопросе.
Адвокат бухгалтера, N 18 (48), сентябрь 2003 г.,
