Вы здесь

Логист. ру | Ср, 13.02.2013, 5:41

Положение об отделе логистики и должностная инструкция менеджера по логистике

Положением об отделе логистики мы начнем небольшую серию статей, посвященных документации. Следующими статьями будут «Должностная инструкция начальника отдела логистики» и «Должностная инструкция менеджера по логистике». Положение и инструкции были составлены на основе разрозненных сведений по этому вопросу. Особая благодарность выражается всем членам Клуба, предоставившим свои наработки и образцы, в частности Кирилу Кирсанову, Владиславу Артамонову, Михаилу Грачеву и Горепекиной Виктории. В заключение хочется отметить, что редакция будет рада поправкам, замечаниям и предложениям к текстам. Все тексты могут быть использованы для некоммерческих целей равно как членами Клуба, так и гостями.

Начнем с того, что существует три уровня управления логистическими, и не только, процессами в компании:

 — стратегический (постановка целей);

 — тактический (постановка задач);

 — оперативный (выполнение функций).

Применительно к повседневной жизни это: директор по логистике, руководитель отдела логистики и специалисты по логистике. То есть директор ставит цель – все оптимизировать, начальник отдела логистики определяет задачи для достижения цели и назначает исполнителей по направлениям (например по транспорту, по складу и пр.). менеджеры по логистике (логисты) выполняют свои функции по реализации задач.

Чем отличаются цели, задачи и функции? Цель, в принципе, может быть недостижимой. Что-то вроде далекой звезды к которой надо стремиться. В отличие от целей, задачи должны быть достижимыми. Кроме того, задачи должны быть еще и измеряемыми. Выполнение поставленных задач должно подлежать исчислению. В штуках, рублях, километрах, минутах. На худой конец, в попугаях.

Задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. То, что директор указывает начальнику отдела как конкретную задачу, для специалиста-исполнителя является общей целью, для достижения которой он вносит свой вклад, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть то, что в должностной инструкции будет называться «функцией». Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно. Выполнено, не выполнено.

Вернемся к попугаям: удав ставит цель – измерить свой рост. Попугай выдвигает идею как это проделать и ставит задачи перед мартышкой и слоненком, которые измеряют рост исходя из своих возможностей (результаты выполненных задач уже измеряются 5 мартышек, 3 слоненка). Кувырками или обматыванием удава вокруг себя. После чего результаты представляются на рассмотрение попугаю. Попугай, видя результаты подчиненных, измеряет еще и сам, а потом докладывает все результаты удаву. И тот выносит окончательный вердикт, что в попугаях он гораздо длиннее, хотя, на самом деле, рост измеряется в метрах.

Как и в любом деле для начала определимся с терминами и выясним: для чего нужна должностная инструкция, и нужна ли она вообще?

Должностная инструкция  — документ, в котором определяются функции, права, обязанности и место сотрудника в структуре предприятия.

Прочитав инструкцию, подчиненный не кинется ее выполнять. Руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть различными (те самые кнут и пряник). Важно, что все способы мотивации никак не связаны с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции призвано избавить руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволить сосредоточиться на воспитательной и организационной работе.

Назначение инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей инструкция не может.

В практике написания, согласования и утверждения должностной инструкции есть интересный подход:

 — инструкция пишется непосредственным исполнителем, согласуется с его руководителем и утверждается вышестоящим начальством.

Пример: инструкция менеджера по логистике пишется самим менеджером, согласуется с начальником отдела логистики и окончательно утверждается директором по логистике.

Тут же оговоримся, что в разных компаниях структура управления может быть разной, и не стоит рассматривать эту статью как призыв и рекомендацию создать у себя точно такую же схему: директор – начальник отдела – исполнитель.

Есть несколько пунктов, которые должны присутствовать в должностной инструкции:

 — наименование должности;

 — место в структуре

— подотчетность;

— руководство;

— назначение и освобождение.

 — основная цель;